ワークフロー・自動化
Power AutomateでSharePointリストにある申請データ一覧をメール送信する方法
ASCII.jp TECH公開: 2026年8月5日
この記事のポイント
- 1SharePointリストから特定のステータスのデータのみを自動抽出する手法を解説
- 2「HTMLテーブルの作成」アクションで見やすい一覧表をメール本文に自動挿入
- 3毎週決まった日時に自動実行するスケジュール設定で、管理コストを大幅に削減
要約
Power Automateを活用し、SharePoint Online（SPO）リストに登録された申請データの中から「申請中」ステータスのものだけを抽出し、定期的に一覧表としてメール送信するワークフローの作成手順が公開されました。この記事では、ノーコード/ローコードでの自動化をテーマに、特定の条件でデータを絞り込む「アレイのフィルター処理」アクションや、データを視覚的に見やすい形式に整える「HTMLテーブルの作成」アクションの具体的な設定方法を解説しています。トリガーには「スケジュール済みクラウドフロー」を使用し、毎週月曜日の朝9時など、指定した日時に自動実行させる仕組みを構築します。管理者がリストへアクセスする手間を省き、移動中や外出先でもスマートフォンのメールで迅速に状況を確認できるようにすることが狙いです。
出典：ASCII.jp TECH の情報をもとにAIが要約
当サイトの考察
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ヒナキラです！「派手な最新AIもいいけど、結局こういうのが一番助かる！」という声が聞こえてきそうな、超実践的なTipsですね。先週、MicrosoftがPC操作を学習させる『Skill Recorder』を公開したニュースをお伝えしましたが、今回のSharePoint連携は、より「堅実な業務自動化」の王道です。副業で事務代行を請け負っている方や、個人事業主として複数の案件を管理している人にとって、リストをいちいち見に行く時間は「チリツモ」で大きな損失になります。このフローの素晴らしい点は、AIに頼り切るのではなく、Power Automateという枯れた技術で「確実な通知」を実現している点。特に『アレイのフィルター処理』を使いこなせるようになると、大量のデータから必要なものだけをAIに渡す（RAGの基礎的な考え方）応用も効くようになります。ノーコードツールを使いこなすことは、最新LLMを使いこなすのと同じくらい、個人の生産性をブーストさせる強力な武器になりますよ！
よくある質問
QSharePointを使っていない個人でも応用できますか？
A
はい。Excel OnlineやGoogleスプレッドシートをデータ源にしても、同様のロジックで「条件に合う行だけを抽出してメールする」自動化が可能です。
Qアレイのフィルター処理とは何ですか？
A
取得したデータの塊（アレイ）から、特定の条件（例：ステータスが申請中）に合致するものだけを選び出す作業のことです。
Qメール以外（SlackやLINE）に通知を飛ばせますか？
A
Power Automateのコネクタを切り替えるだけで、SlackやTeams、あるいはAPIを介してLINEなど、好きなツールに情報を飛ばすことができます。
用語解説
Power Automate
Microsoftが提供する、アプリ間を連携させて業務を自動化するノーコードツール。
アレイ (Array)
プログラミング用語で「配列」のこと。複数のデータが並んだリスト形式の情報の塊。
HTMLテーブル
Webページやメールで情報を縦横の表形式（表組み）で表示するためのデータ形式。
※ この記事の要約・考察・FAQ・用語解説はAIによって生成されています。正確な情報は元記事をご確認ください。
ヒナキラ
Hinakira AI News 編集長
AIツール・LLM・プロンプト活用術を中心に、個人クリエイター・副業者向けのAI最新情報を毎日お届けしています。AI歴3年以上、いろんな用途に実際に使って試してきた知見をもとに、読者が「自分ごと」として活用できる考察を心がけています。